Nordic Green Energy – Särskild beskrivning av behandling av personuppgifter för kunder – 2020-09-29

Registerade uppgifter

Nordic Green Energys kundregister behandlar personer som har ett giltigt kundavtal med oss samt kunder som har haft ett avtal med oss tidigare som vi ännu behandlar personuppgifter för.

Varför vi behandlar uppgifterna

Nordic Green Energy behandlar dina personuppgifter för olika ändamål, i huvudsakliga syften att:

• Fullgöra avtalet med dig som kund; baserat på denna lagliga grund behandlar vi personuppgifter du lämnar till oss eller personuppgifter vi samlar in som är en förutsättning för att vi ska kunna leverera enligt avtal.
• Fullgöra rättsliga skyldigheter, t ex bokföringslagen.
• Hålla dig informerad och uppdaterad om vår verksamhet och produkter och tjänster relaterade ditt avtal med oss. Vi gör detta på den lagliga grunden intresseavvägning. Vi behandlar inte känsliga personuppgifter med stöd av intresseavvägning.
• Inhämta dina synpunkter om våra tjänster via epost och/eller telefon, till exempel genom att du kan få en förfrågan att lämna omdöme kring våra tjänster. Vi gör detta på den lagliga grunden intresseavvägning.
• Ta emot information från dig; baserat på intresseavvägning tar vi löpande emot personuppgifter via brev och epost. Vidare behandling, där ändamål finns, sker på samma sätt som gäller övriga personuppgifter.

Användning av registret

Dina personuppgifter kommer huvudsakligen behandlas för att vi ska kunna ingå avtal med dig och fullfölja avtalet. Dessutom kunna vidta åtgärder som du önskar innan avtal ingås eller därefter. Vi använder också personuppgifter för att kunna fastställa din identitet vid avtalsingående och löpande avtalsfrågor.

Vidare skickar vi löpande information om oss samt erbjudanden som är relaterade till ditt avtal med oss. Utöver det använder vi uppgifterna för att kunna tillhandahålla tjänster, som Mina Sidor, på ett användarvänligt sätt. Ibland använder vi också indirekta uppgifter (uppgifter som på egen hand inte kan identifiera en fysisk person, t ex mätvärde) för att utvärdera vår service och vårt erbjudande, i sådant fall anonymiseras uppgifterna så att de inte på något sätt kan kopplas till dig.

Om du inte vill ta emot nyhetsbrev och andra marknadsföringsutskick från oss, eller begränsa vilka kontaktvägar du önskar ta emot sådan information, kan du ändra dina inställningar på dina Mina Sidor. Vill du på annat sätt invända mot behandlingen av någon personuppgift kan du enklast skicka epost till personuppgifter@nordicgreen.se.

Innehåll i registret

Du kan direkt eller indirekt och på ett antal olika sätt ge oss information om dig som:

• Identifikationsuppgifter: Namn, födelsedatum, personnummer och kundnummer.
• Kontaktuppgifter: adress (leverans- och faktura-), epost, telefonnummer, etc.
• Anläggningsuppgifter: anläggnings-ID, områdes-ID, förbrukning, etc.
• Avtalsuppgifter: val av elavtal, avtalsärenden.
• Faktura- och betalningsuppgifter: fakturanummer, OCR-nummer, kontouppgifter.
• Relationsuppgifter: medlemsnummer eller liknande som ger dig möjlighet att utnyttja förmåner via Nordic Green Energys samarbetspartners.

Regelbundna informationskällor

Personuppgifterna får vi exempelvis genom att du:

• Fyller i personuppgifter på vår webbplats när du undersöker möjligheten att bli kund hos oss och söker information om våra avtal och priser.
• Ingår elavtal med oss eller köper någon annan av våra produkter/tjänster.
• Kontaktar oss via kundservice på de kanaler som vår kundservice erbjuder, däribland skickar epost till oss.
• Loggar in på och använder Mina Sidor.
• Fyller i formulär på vår hemsida eller på våra sociala medier för att få information om erbjudanden eller vara med i tävlingar som arrangeras av oss.
• Följer oss i social media som Facebook, Instagram, etc.
• På annat sätt lämnar personuppgifter till oss.

Utöver de personuppgifter du själv lämnar till oss kommer vi även samla in och behandla vissa uppgifter för att kunna ingå och fullfölja avtal med dig. Det kan bland annat vara:

• Detaljer angående ditt elavtal (överenstämmelse med nätavtal enligt ellagen).
• Förbrukningsuppgifter.
• Användning av Mina Sidor (för att följa upp leverans av dokument och ditt mottagande).
• Mottagande av kundkommunikation (ex felmeddelande på skickad epost).
• Godkänd eller nekad kreditprövning.
• Betalningsinformation (som val av betalsätt, brukare av Kivra som fakturakanal, etc.).

Dessutom behandlar vi uppgifter om enheter du använder när du besöker vår hemsida eller Mina Sidor som IP-adress, olika webbinställningar, operativsystem, skärmupplösning, etc. Detta så att vi kan optimera din digitala upplevelse hos oss.

Regelbundna överföringar från registret

Vi lämnar ut, delar eller överför personuppgifter till följande kategorier av mottagare:

• Andra parter på elmarknaden, som elhandlare, elnätsleverantör, etc. Detta för att administrera ditt byte av elhandelsbolag till/från Nordic Green Energy, åtgärda fel i t ex förbrukningsdata eller för tvistelösning.
• Leverantörer till Nordic Green Energy för kundhanteringssystem, faktureringssystem, kommunikationslösningar (inklusive epost), databaser, ekonomisystem, print och distribution.
• Bolag som tillhandahåller marknadsföringstjänster. Dessa mottagare har endast rätt att behandla dina personuppgifter för Nordic Green Energys räkning i samband med att de utför en tjänst för oss, t ex att skicka en förfrågan om ett omdöme eller rekommendation.
• Kreditupplysningsföretag för att verifiera din identitet och/eller bedöma din kreditvärdighet.
• Inkassobolag för att påminna dig vid utebliven betalning.
• Myndigheter där vi är skyldiga att lämna ut information om dig till enligt lag eller myndighetsbeslut.

Överföringar utanför EU eller EES

Som en allmän regel kommer information i kundregister inte överföras utanför EU eller EES. I det fall någon av våra leverantörer har verksamhet i länder utanför EU/EES där personuppgifter kommer behandlas, kommer vi att säkerställa att personuppgifterna är adekvat skyddade och hanteras konfidentiellt. Nordic Green Energy säljer inte personuppgifter till tredje part.

Grunderna för registerskydd

Material som finns i manuell form hålls i låsta och säkrade utrymmen som används av Nordic Green Energy. Elektronisk information finns i databaser som skyddas av brandvägg, lösenord och andra tekniska medel. Endast Nordic Green Energy personal har tillgång till denna information och då med personligt användarnamn och lösenord.

Nordic Green Energy kräver att anställda och samarbetspartners följer sekretess avseende behandling av kunders personuppgifter.

Lagring av personuppgifter

Så länge det är nödvändigt för att vi ska uppfylla våra avtal med dig och i övrigt efterleva våra övriga berättigade intressen enligt denna Integritetspolicy, och/eller nödvändigt på grund av annan lag, kommer vi att behandla dina uppgifter.

Efter avslutad kundrelation sparar vi dina personuppgifter i 36 månader (enligt lagen om preskription, dock tio år för kundrelationer med annan firma). Dock är vi skyldig att lagra vissa uppgifter längre tid enligt annan lagstiftning, t ex bokföringslagen. Kundrelationen är i övrigt att anse som avslutad när sista fakturan betalats till oss.

Lagring av telefonsamtal till kundservice

Alla telefonsamtal till vår kundservice sparas i max 6 månader. På Nordic Green Energy behandlar vi dina personuppgifter baserat på vårt berättigade intresse att kvalitetssäkra och förbättra vårt kundbemötande. Behandlingen syftar till att du och våra andra kunder får den bästa möjliga servicen, exempelvis att vi kan reda ut eventuella missförstånd som skett under samtalet samt att vi kan säkerställa att våra interna rutiner följs. Vi strävar alltid efter att enbart behandla dina personuppgifter inom EU. I det fall uppgifterna behandlas utanför EU kommer vi att tillse att så sker i enlighet med lag. Oavsett var behandlingen sker ser vi alltid till att ha tillräckliga tekniska och organisatoriska säkerhetsrutiner på plats för att du ska kunna känna dig trygg med vår hantering av dina personuppgifter.

Dina rättigheter

Lagstiftningen ger dig en del rättigheter vad gäller behandlingen av dina personuppgifter. Läs mer om dem i vår Integritetspolicy